ثمة أسئلة كانت تدق في أذني...رتيبة كدقات الساعة...لماذا أشعر بأن الموظف في القطاع الخاص أكثر إنتاجية من موظفي القطاع العام؟ ولماذا أرى أن الموظف في الدول الغربية أكثر إنتاجية من مثيله في الدول العربية؟ بدون الخوض في الأسباب، قررت الكتابة عن الخطوات التي ستساهم في القضاء على معطلات الإنتاجية بإذن الله.
هيا بنا أيها الموظف الهمام لنرتدي زي العمل الأزرق (وربطات العنق الأنيقة) ونمسك معولا ونبدأ على بركة الله. أمامنا سبعة خطوات تحتاج منا (حفر):
الخطوة الأولى : التشخيص
صورة 1: مممممم...بتهيألي عندك هشاشة في الإنتاجية
لكي تعالج نفسك من (هشاشة الإنتاجية)، يجب أن تشخص المرض أولا. كيف ذلك؟ بسيطة...الرجاء فتح صفحة Excel أو التدوين على ورقة خارجية ثم ضع في تلك الصفحة تقريرا حول أنشطتك اليومية أولا بأول. أي قم بتدوين كل شيء تفعله وأنت في مكتبك كما في المثال التالي:
تصفح الفيسبوك (لزوم الحبايب)ثم احسب ساعات العمل الحقيقية والساعات المهدرة لكي تتعرف على الكارثة! وافعل ذلك لمدة أسبوع كاملا. أعلم أن هذا يبدو صعبا، لكن طعم الدواء المر يخففه، فرحة الشفاء بإذن الله.
الخطوة الثانية: الخطة العلاجية
الآن بعد أن تمتص الصدمة وتكتشف عدد الساعات المهدرة، يجب أن تفكر في أسباب كل ساعة مهدرة واسأل نفسك (لماذا تفتح الفيسبوك أول الدوام؟ لماذا تقرأ كل إيميل؟ لماذا لم تكتب لك زوجتك قائمة المشتريات في إيميل مثلا إذا لم تخبرك بها في البيت أصلا؟ لماذا يقوم البعض بزيارات مفاجأة لك؟ هل من الضروري إجابة كل مكالمة على الجوال أو الهاتف الأرضي؟)
هذه الأسئلة ستزيد من حالتك الصحية سوءا بسبب تأنبي الضمير، لكن هذا مطلوب في هذه المرحلة.
الخطوة الثالثة: التخطيط
باختصار شديد، ما لم تخطط ليومك وأسبوعك وشهرك وعامك، فسوف تتخبط في جدولك ولا تعرف طريقك في العمل. وهذا من أشد أعداء الإنتاجية. وقد جربت ذلك بنفسي وشتان ما بين التخطيط والعمل الإرتجالي..فاجعل لك خطة يومية واهتم باتباعها قدر الإمكان (70% منها جيد جدا...). وأنصح بكتابتها في الليل قبل النوم (لكي تحلم بها وتبرمج بها عقلك الباطن)، ثم ضعها أمامك طيلة اليوم.
الخطوة الرابعة: الأولويات
لا تترك كتابة التقرير وتذهب لتقرير آخر. ولا تبدأ في قراءة رسالة عمل قبل أن تنهى الأخرى...رتب جدولك اليومي حسب الأولويات. ابدأ بالمهام الصعبة في بداية اليوم، لأن العقل لم يمتلئ بالمنغصات اليومية بعد. وتذكر...إياك أن تبدأ بالأشياء التي تحبها، بل ابدأ بالأشياء الصعبة.
لا تكن كالديك..ينقر الأرض كل بشكل عشوائي كل ثانية!
الخطوة الخامسة: التخلص من التسويف
عادة قميئة مصاب بها معظمنا للأسف..ما الحل؟ أن نعرف لماذا نسوّف. هل بسبب صعوبة المهمة؟ هل بسبب الكسل؟ هل بسبب طول المهمة؟ فتش عن السبب ثم عالجه. مثلا لو كانت المهمة طويل، قم بتجزئتها.لو كان التقرير يلزمه 4 ساعات متواصلة، اكتب ساعة وارتح 5 دقائق ثم واصل وهكذا كل ساعة. لكن إياك أن تذهب لمهمة أخرى أسهل أثناء الراحة، إن هذا يشتت تركيزك.
الخطوة السادسة: التفويض
يمكنك الإستعانة بزملاء لك أو مساعدك الشخصي او السكرتير. من أهم أعداء التفويض هو عدم الثقة في الآخرين. جرب أن تفوض وسوف ترى النتائج البديعة للتفويض. ولكي تفوض، قم أولا بالثقة في الآخرين.
الخطوة السابعة: الإتصال
من أهم دعائم العمل الإداري، هي الإتصال الفعال. ومن أهم خصائص الإتصال الفعال هي الوضوح. فمثلا يمكنك فعل التالي:
- اطلب التقارير بوضوح من الموظفين (إذا كنت مديرا) أو أعط تعليمات واضحة. إن هذا يوفر إعادة تكرار الطلب الذي لو تكرر، لتكررت النتيجة أيضا!!!
- خصص وقتا لإتصالاتك وقراءة الإيميل في آخر الدوام إذا لم يكن ذلك من طبيعة عملك اليومي.
- أجب إجابات مقتضبة في أثناء زيارة غير متوقعة لتقليل زمن الزيارة.
وأخيرا، أرجو الله عز وجل أن اكون قد وفقت في تقيدم المساعدة لإخواني وأخواتي..
هيا بنا أيها الموظف الهمام لنرتدي زي العمل الأزرق (وربطات العنق الأنيقة) ونمسك معولا ونبدأ على بركة الله. أمامنا سبعة خطوات تحتاج منا (حفر):
الخطوة الأولى : التشخيص
صورة 1: مممممم...بتهيألي عندك هشاشة في الإنتاجية
لكي تعالج نفسك من (هشاشة الإنتاجية)، يجب أن تشخص المرض أولا. كيف ذلك؟ بسيطة...الرجاء فتح صفحة Excel أو التدوين على ورقة خارجية ثم ضع في تلك الصفحة تقريرا حول أنشطتك اليومية أولا بأول. أي قم بتدوين كل شيء تفعله وأنت في مكتبك كما في المثال التالي:
تصفح الفيسبوك (لزوم الحبايب)ثم احسب ساعات العمل الحقيقية والساعات المهدرة لكي تتعرف على الكارثة! وافعل ذلك لمدة أسبوع كاملا. أعلم أن هذا يبدو صعبا، لكن طعم الدواء المر يخففه، فرحة الشفاء بإذن الله.
الخطوة الثانية: الخطة العلاجية
الآن بعد أن تمتص الصدمة وتكتشف عدد الساعات المهدرة، يجب أن تفكر في أسباب كل ساعة مهدرة واسأل نفسك (لماذا تفتح الفيسبوك أول الدوام؟ لماذا تقرأ كل إيميل؟ لماذا لم تكتب لك زوجتك قائمة المشتريات في إيميل مثلا إذا لم تخبرك بها في البيت أصلا؟ لماذا يقوم البعض بزيارات مفاجأة لك؟ هل من الضروري إجابة كل مكالمة على الجوال أو الهاتف الأرضي؟)
هذه الأسئلة ستزيد من حالتك الصحية سوءا بسبب تأنبي الضمير، لكن هذا مطلوب في هذه المرحلة.
الخطوة الثالثة: التخطيط
باختصار شديد، ما لم تخطط ليومك وأسبوعك وشهرك وعامك، فسوف تتخبط في جدولك ولا تعرف طريقك في العمل. وهذا من أشد أعداء الإنتاجية. وقد جربت ذلك بنفسي وشتان ما بين التخطيط والعمل الإرتجالي..فاجعل لك خطة يومية واهتم باتباعها قدر الإمكان (70% منها جيد جدا...). وأنصح بكتابتها في الليل قبل النوم (لكي تحلم بها وتبرمج بها عقلك الباطن)، ثم ضعها أمامك طيلة اليوم.
الخطوة الرابعة: الأولويات
لا تترك كتابة التقرير وتذهب لتقرير آخر. ولا تبدأ في قراءة رسالة عمل قبل أن تنهى الأخرى...رتب جدولك اليومي حسب الأولويات. ابدأ بالمهام الصعبة في بداية اليوم، لأن العقل لم يمتلئ بالمنغصات اليومية بعد. وتذكر...إياك أن تبدأ بالأشياء التي تحبها، بل ابدأ بالأشياء الصعبة.
لا تكن كالديك..ينقر الأرض كل بشكل عشوائي كل ثانية!
الخطوة الخامسة: التخلص من التسويف
عادة قميئة مصاب بها معظمنا للأسف..ما الحل؟ أن نعرف لماذا نسوّف. هل بسبب صعوبة المهمة؟ هل بسبب الكسل؟ هل بسبب طول المهمة؟ فتش عن السبب ثم عالجه. مثلا لو كانت المهمة طويل، قم بتجزئتها.لو كان التقرير يلزمه 4 ساعات متواصلة، اكتب ساعة وارتح 5 دقائق ثم واصل وهكذا كل ساعة. لكن إياك أن تذهب لمهمة أخرى أسهل أثناء الراحة، إن هذا يشتت تركيزك.
الخطوة السادسة: التفويض
يمكنك الإستعانة بزملاء لك أو مساعدك الشخصي او السكرتير. من أهم أعداء التفويض هو عدم الثقة في الآخرين. جرب أن تفوض وسوف ترى النتائج البديعة للتفويض. ولكي تفوض، قم أولا بالثقة في الآخرين.
الخطوة السابعة: الإتصال
من أهم دعائم العمل الإداري، هي الإتصال الفعال. ومن أهم خصائص الإتصال الفعال هي الوضوح. فمثلا يمكنك فعل التالي:
- اطلب التقارير بوضوح من الموظفين (إذا كنت مديرا) أو أعط تعليمات واضحة. إن هذا يوفر إعادة تكرار الطلب الذي لو تكرر، لتكررت النتيجة أيضا!!!
- خصص وقتا لإتصالاتك وقراءة الإيميل في آخر الدوام إذا لم يكن ذلك من طبيعة عملك اليومي.
- أجب إجابات مقتضبة في أثناء زيارة غير متوقعة لتقليل زمن الزيارة.
وأخيرا، أرجو الله عز وجل أن اكون قد وفقت في تقيدم المساعدة لإخواني وأخواتي..
